Política de Privacidad

Culphex es una plataforma en línea (SaaS) de atención al cliente, disponible en https://culphex.app, que permite a empresas y equipos (las "organizaciones clientes") gestionar contactos y conversaciones con sus clientes, incluidas las recibidas por WhatsApp Business.

Esta política explica qué información trata Culphex, con qué finalidad, cómo se protege y cómo puede solicitarse su eliminación. Aplica a los usuarios que crean una cuenta en Culphex y a las personas cuyos datos gestionan las organizaciones clientes a través de la plataforma.

Responsable del tratamiento: CULPHEX, establecimiento de comercio registrado en la Cámara de Comercio de Ibagué, con domicilio en el Tolima, Colombia. Correo: culphex@gmail.com. Teléfono: +57 310 873 8091.

Datos que nos proporcionas directamente

• Cuenta de usuario: correo electrónico, nombre y contraseña. La contraseña la gestiona el servicio de autenticación y no se almacena en texto plano.
• Organización: nombre de la empresa, miembros del equipo y su rol (propietario, administrador o agente).
• Agentes: nombre, correo, cargo y estado de los miembros que atienden conversaciones.
• Contactos: nombre, número de teléfono y correo de los clientes finales que la organización registra o recibe.
• Mensajes que el equipo escribe y envía desde la bandeja de entrada.

Datos que se generan al usar el servicio

• Conversaciones, su estado, el agente asignado y la fecha del último mensaje.
• Registro de lectura de cada conversación por usuario.
• Registros de auditoría de acciones administrativas (por ejemplo, cambios de rol, eliminación de contactos, mensajes, agentes o canales, y conexión o desconexión de integraciones), con la fecha y el usuario que las realizó.
• Registros técnicos de eventos recibidos de integraciones, usados para evitar duplicados y detectar errores.

Cuando una organización conecta voluntariamente sus servicios de Meta, Culphex recibe y procesa únicamente lo necesario para operar esas integraciones:

• WhatsApp Business: nombre visible y número del canal, identificadores del número y de la cuenta comercial, mensajes de texto, imágenes, audios, notas de voz y documentos entrantes y salientes, número de teléfono y nombre de perfil de quien escribe, identificadores de mensaje y estados de entrega (enviado, entregado, leído o fallido) con sus eventuales códigos de error.
• Conexión en un clic (Embedded Signup): identificador del portafolio comercial de Meta, de la cuenta de WhatsApp Business y del número que la organización decide compartir.
• Inicio de sesión con Facebook (conexión de cuentas): identificador y nombre de la cuenta de Meta que autoriza la conexión, permisos concedidos, lista de Páginas de Facebook y cuentas de Instagram vinculadas que el usuario decide conectar, y sus identificadores. Los permisos solicitados se limitan a ver el perfil público, listar Páginas, leer la interacción de las Páginas, gestionar su configuración para recibir notificaciones y acceder a la información básica de Instagram.
• Comentarios de Páginas e Instagram conectados: texto del comentario, identificadores del comentario y de la publicación, nombre e identificador de quien comenta y enlace a la publicación, cuando la organización los recibe mediante notificaciones de Meta.
• Credenciales de integración: tokens de acceso y claves que autoriza el cliente. Se guardan exclusivamente en el servidor, en tablas a las que no puede acceder ningún usuario desde el navegador, y nunca se muestran en la aplicación.

Culphex no utiliza los datos de Meta para fines distintos de los que la organización activa.

• Prestar el servicio: crear cuentas, organizaciones y equipos.
• Recibir, mostrar, asignar y responder conversaciones y mensajes.
• Gestionar los canales conectados y mantener las integraciones funcionando.
• Mostrar el estado de entrega de los mensajes enviados.
• Autenticar a los usuarios y controlar qué puede ver o hacer cada rol.
• Proteger la seguridad del servicio, prevenir abusos y conservar trazabilidad de acciones administrativas.
• Brindar soporte y comunicarnos sobre la cuenta.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.

Culphex no vende datos personales, no los usa para publicidad, no crea perfiles comerciales de los contactos y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Las organizaciones clientes introducen o reciben en Culphex datos de sus propios clientes y contactos. Respecto de esa información, la organización decide qué datos trata y con qué fin, y es responsable de contar con la base jurídica, autorización o consentimiento que exija la legislación aplicable. Culphex trata esos datos por cuenta de la organización y para prestarle el servicio.

• Aislamiento por organización: cada organización solo puede acceder a sus propios datos mediante controles de acceso a nivel de base de datos.
• Permisos por rol: las acciones sensibles (canales, integraciones, eliminaciones) están reservadas a propietarios y administradores.
• Credenciales y tokens solo del lado del servidor, nunca enviados al navegador.
• Verificación de firma de las notificaciones recibidas de Meta y protección contra eventos duplicados.
• Protección del proceso de conexión con Meta mediante códigos de un solo uso y de corta duración.
• Registro de auditoría de acciones administrativas.

Estas medidas reducen riesgos, pero ningún sistema es completamente infalible. Culphex no declara contar con certificaciones de seguridad.

Los pagos de las suscripciones los procesa Wompi, una plataforma de pagos de Bancolombia. Los datos de tarjeta o de Nequi se ingresan directamente en Wompi. Culphex no recibe ni guarda los datos completos de las tarjetas: si el propietario activa el cobro automático, solo guardamos el identificador del medio de pago que entrega Wompi, la marca y los últimos 4 dígitos, además del correo y, si lo agregaste, el celular de tu perfil para prellenar el pago.

Culphex usa proveedores de infraestructura en la nube para alojamiento, base de datos y almacenamiento, con servidores ubicados en Estados Unidos y Europa; Wompi (Bancolombia) para procesar pagos; y Meta Platforms para la integración con WhatsApp. Estos proveedores tratan la información solo en la medida necesaria para prestar sus servicios y conforme a sus propias condiciones. Los datos pueden almacenarse o procesarse en servidores ubicados fuera del país del usuario.

Meta tiene sus propias políticas de privacidad y condiciones. Culphex no está afiliado, patrocinado ni certificado por Meta.

Culphex guarda en el almacenamiento local del navegador la sesión de inicio de sesión para mantenerte conectado. No utilizamos cookies publicitarias ni herramientas de analítica de terceros.

Conservamos la información mientras la cuenta u organización esté activa y mientras sea necesaria para prestar el servicio. Algunos registros, como los de auditoría y seguridad, pueden conservarse durante más tiempo cuando exista una obligación legal o una razón legítima de seguridad. Los archivos adjuntos están disponibles como mínimo durante el periodo de tu plan: 6 meses en Básico y 12 meses en Pro y Empresa (o el plazo acordado en un plan a la medida). Cuando una organización solicita su eliminación, sus datos se borran definitivamente 30 días después. Los registros de pagos y facturación se conservan durante el tiempo que exija la ley contable y tributaria de Colombia, aun después de eliminar la organización.

Puedes solicitar la eliminación de tus datos en cualquier momento. Las instrucciones completas están en https://culphex.app/eliminacion-de-datos.

• Usuarios de Culphex: escribe desde el correo de tu cuenta a culphex@gmail.com o al teléfono +57 310 873 8091.
• Organizaciones clientes: el propietario o un administrador puede solicitar la eliminación de la organización o de datos concretos; además, puede eliminar contactos, conversaciones, mensajes y canales desde la propia aplicación.
• Contactos de una organización: si tus datos llegaron a Culphex porque te comunicaste con una empresa que lo usa, te recomendamos dirigirte primero a esa empresa; también puedes escribirnos y trasladaremos la solicitud.

Podemos pedir información razonable para verificar tu identidad o tu autoridad sobre los datos. Algunos datos pueden conservarse cuando exista una obligación legal o una razón legítima de seguridad o prevención de fraude.

Según la legislación que te sea aplicable, puedes tener derecho a conocer, acceder, corregir, actualizar o eliminar tus datos, a oponerte a ciertos tratamientos y a retirar tu autorización. Para ejercerlos, escríbenos a culphex@gmail.com o al teléfono +57 310 873 8091.

Culphex es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad. No recopilamos deliberadamente datos de menores para crear cuentas.

Podemos actualizar esta política. La versión vigente se publica en esta página con su fecha de última actualización; si el cambio es relevante, lo comunicaremos a los usuarios registrados.

Para cualquier consulta sobre privacidad, escríbenos a culphex@gmail.com o al teléfono +57 310 873 8091.